準(zhǔn)備和策劃大型會(huì)務(wù)活動(dòng)應(yīng)盡量注意以下事項(xiàng)：

大型會(huì)務(wù)的準(zhǔn)備策劃方案中需要包含準(zhǔn)確的分工（具體到人/物）和需要完成的具體時(shí)間。

1. 所有的大型會(huì)務(wù)活動(dòng)須設(shè)簽到席，派有經(jīng)驗(yàn)的人負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)務(wù)活動(dòng)的簽到；

2．會(huì)務(wù)活動(dòng)應(yīng)及早準(zhǔn)備與確定。邀請(qǐng)國(guó)外、境外人士來(lái)參加活動(dòng)的，至少半年前發(fā)出邀請(qǐng)，發(fā)送有關(guān)項(xiàng)目的說(shuō)明資料。

3. 會(huì)務(wù)活動(dòng)準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)該列出物資清單，同時(shí)派有關(guān)人員落實(shí)和保管，以免丟失；

4. 一般要準(zhǔn)備提前主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺(tái)發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研會(huì)旗幟，國(guó)歌磁帶等；

5．舉辦活動(dòng)應(yīng)本著講求實(shí)效、突出特色的原則，避免雷同、重復(fù)。

6．由多個(gè)機(jī)構(gòu)共同舉辦的活動(dòng)，要事先明確各自職責(zé)分工，避免多頭指揮、多頭對(duì)外。

7．確定開(kāi)幕時(shí)間應(yīng)充分考慮當(dāng)?shù)亟煌ā夂蚣肮ぷ髁?xí)慣等因素，開(kāi)幕式盡可能按原定時(shí)間舉行，避免時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。

8. 一般至少需要提前2小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，留足布置會(huì)場(chǎng)的時(shí)間，與會(huì)人員需要提前半小時(shí)開(kāi)始入場(chǎng)。

9. 領(lǐng)導(dǎo)嘉賓需要事先聯(lián)系好小的會(huì)議室，提前到者先引導(dǎo)到小會(huì)議室休息，活動(dòng)正式開(kāi)始時(shí)再引導(dǎo)入會(huì)場(chǎng).

10．開(kāi)幕式主持人應(yīng)以適當(dāng)方式說(shuō)明自己的身份（請(qǐng)禮儀小姐擔(dān)任主持人除外）。

11．開(kāi)幕式宣布的出席活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)人名不宜過(guò)多。在介紹“出席××活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓”中，不應(yīng)包括主辦單位的領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)是外賓、外單位領(lǐng)導(dǎo)人。一般情況下各主辦單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)排在賓客后面（主辦單位領(lǐng)導(dǎo)是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的則應(yīng)先報(bào)）；如有外國(guó)駐華大使參加的，其位置則應(yīng)提前（因?yàn)槭峭鈬?guó)元首的代表）。